▶〝話しやすい環境づくり〟で業務効率がアップする！
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貴社の社内コミュニケーションは円滑ですか？ 大切なプロジェクトや目標を達成するには、社内コミュニケーションが重要となりますが、時に、情報の滞りや誤解が生じて業務効率やチームワークに影響を及ぼすことがあります。そこで、私のビジネス経験を基に対処法をお伝えします。
◇社内コミュニケーションのチェックポイント！
・テキストだけで伝わるのか
社内コミュニケーションにおいて、「情報伝達が円滑に行われていない」原因には、次のような問題が考えられます。
「上下関係があまりフラットではない」
「口頭よりテキストベースでの伝達が主要」
「業務以外の話をあまりしない」
近年ではコミュニケーション手段が多様化・効率化し、情報の伝達・共有などを、チャットやテキストベースの手段で伝えるケースが多く、非言語的な要素や感情が伝わりにくいことが多々あって、重要な情報が適切に共有されず、意思疎通の障害となっています。
◇「上下関係の壁」を柔らかくする！
・ニックネーム制度
社内コミュニケーションの問題には「上下関係の壁」が考えられます。この問題を改善（上下関係の壁を柔らかく）するためには「ニックネーム制度」の導入が効果的で、フレンドリーな関係性を構築できます。
①ニックネームの付け方
②ニックネームの呼び方
◇ニックネーム制度の意外なメリット
・厳しい指摘でも場が和む
ニックネームを使うメリットは、普段のコミュニケーションが取りやすくなるのはもちろん、他にも意外な場面で効果があります。
◇話して伝えるきっかけをつくる
・話せないことの不便さ
現在、多くの職場ではオフィスワーク中に口頭で伝達する機会が減り、日常の連絡にはパソコンのチャットツール使用が増えています。
◇話す大切さがわかるミーティング
・先週のグッドニュース
・今週の自分のタスクや進歩状況
これらの情報を社員で共有するミーティングへの取り組みが「話すコミュニケーションの大切さ」を考えるきっかけとなります。特にパソコン作業が多い部署では「通常会話によるコミュニケーション不足に起因した伝達ミスが発生している」という問題の解消につながるなど、様々なメリットを生み出します。
◇お互いを知る時間の「ランチタイム」でリラックス！
・ランチルーム効果
毎日同じ時間帯に昼食休憩があるような職場の場合には、社員が誰でも自由に利用できるランチルームを創設することで、社員同士が大家族のようになっていき自然と会話が生まれてきます。部署やフロアが違うと伝わって来ない情報、仕事中には話さない世間話やプライベートなども気軽に話せたり、ゆっくりとした一人の時間を過ごしたり、疲れているときは仮眠をとることで、リラックス効果が期待されるとともに、オフィスワークでの息抜きの時間となって、ひいてはストレス緩和にも役立ちます。
まとめ
・大切なのは〝話しやすい環境〟
編集：中小企業経営研究会